Lo smart working ai tempi del Coronavirus: i consigli per lavorare (e vivere) bene a casa

Smart working: consigli pratici per essere produttivi anche a casa

Di Enza Petruzziello

Entrato di prepotenza nella vita di milioni di persone per l’esplodere dell’epidemia da CoViD-19, lo smart working in Italia è diventato oggi una necessità per tantissime aziende, costrette nelle ultime settimane a rivedere i loro metodi lavorativi.

Si tratta di un fenomeno piuttosto recente, almeno nel nostro Paese, che trova impreparati gli italiani abituati a recarsi sul posto di lavoro ogni giorno. Ma in questi giorni, restare a casa e soprattutto lavorare da casa è l’imperativo.

Il ricorso al lavoro agile fa parte, infatti, del decreto del presidente del Consiglio dei ministri dell’11 marzo 2020, che ha introdotto «Ulteriori disposizioni attuative del decreto-legge 23 febbraio 2020, n. 6, recante misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19, applicabili sull’intero territorio nazionale». L’invito ad aziende ed enti locali da parte del governo Conte è chiaro: attivare lo smart working per i propri dipendenti.

Il Decreto Cura Italia

Nel nuovissimo Decreto Cura Italia il lavoro agile diventa, inoltre, la modalità ordinaria nella Pubblica amministrazione fino alla fine dell’emergenza Coronavirus. È stabilito che “fino alla fine dell’emergenza Coronavirus lo smart working, cui si può far ricorso in modo semplificato e persino con strumenti del dipendente, è la forma ordinaria” di lavoro nella Pa.

In molti si stanno chiedendo come cambierà il lavoro. Da un lato c’è chi non apprezza questa modalità di lavorare in remoto, dall’altro invece chi sostiene che lo smart working rappresenti un modo nuovo e più efficiente di lavorare.

In questa guida vogliamo spiegarvi in cosa consiste lo smart working, parlando dei pro e dei contro e offrendovi una serie di consigli per affrontarlo al meglio.

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Smart working: cos’è e come funziona

Ma cos’è il lavoro agile e come funziona? Per spiegare meglio la definizione di smart working partiamo dai risultati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, il quale ha registrato che il 58% delle grandi aziende con sede sul territorio italiano ha già introdotto iniziative concrete in questo senso, ma che nel contempo è aumentato anche il numero di imprese disinteressate alla tematica, passando dal 38% al 51% in un anno.

Anche la Pubblica Amministrazione si è mossa verso il modello di lavoro smart. Ad oggi, in Italia, il 16% degli enti pubblici ha progetti strutturati di lavoro agile.

Lo smart working non è quindi solo una prassi lavorativa da attivare nelle situazioni di emergenza, bensì, citando sempre l’Osservatorio del Politecnico di Milano, si tratta di “una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità ed autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione dei risultati”. Insomma, uno strumento prezioso per qualsiasi business oggi.

Differenza tra telelavoro e smart working

La filosofia dello smart working, viene spesso paragonata al telelavoro. Ma tra le due modalità c’è una netta differenza:

1) Nello smart working il lavoratore dipendente svolge la sua prestazione lavorativa in parte dentro l’azienda e in parte fuori agli ambienti di lavoro aziendali e con totale autonomia organizzativa in ordine a orari, luoghi di svolgimento della prestazione e senza avere una postazione fissa.

2) Nel telelavoro, invece, il lavoratore dipendente svolge la sua prestazione di lavoro in un luogo esterno ai locali aziendali da una postazione di lavoro esplicitamente definita nel contratto di assunzione, ed è dotato di tutti gli strumenti necessari per lo svolgimento della prestazione medesima. Gli orari di lavoro, a differenza di quanto previsto per lo smart working, sono anch’essi definiti nel contratto di assunzione e non possono essere modificati dal lavoratore.

I pro e i contro dello smart working

I vantaggi dello smart working sono diversi. Vediamoli insieme.

1. Autonomia. Grazie allo smart working, il lavoratore gestisce autonomamente orari e impegni. Questo significa che potrà svegliarsi con più calma, magari iniziando a lavorare in pigiama con accanto una tazza di caffè.
2. Non perdersi nel traffico. Forse è uno dei vantaggi preferiti da quanti odiano restare per ore bloccati in macchina in mezzo al traffico, oppure prendere affollati bus e metropolitane.
3. Evitare litigi e piccole invidie tra colleghi. Tra i pro dello smart working c’è sicuramente il privilegio di lavorare da soli, nel proprio studio, nella propria tranquillità. È vero, manca il confronto (ma ci sono le chiamate, le mail!), ma non dover per forza avere a che fare con colleghi fastidiosi, con piccole invidie, dispetti e lamentele è un piccolo lusso che in tanti sottovalutano. Spesso, infatti, è più l’ambiente lavorativo a stressarci che il lavoro stesso. Sentire ogni giorno le “lagne” dei colleghi non fa bene né all’umore né al rendimento.
4. Flessibilità. Con lo smart working si hanno i propri spazi e le proprie tempistiche per svolgere una determinata mansione, evitando di rispettare gli orari del cartellino. C’è più tempo per il lavoro, ma anche per se stessi.
5. Addio spese extra, come ad esempio: benzina, biglietti dei mezzi pubblici, parcheggio, ecc.

 Svantaggi dello smart working

Il bilanciamento tra vita professionale e privata, l’iper connessione, la libertà e la flessibilità oraria hanno lati positivi, ma anche negativi. Ecco i principali svantaggi dello smart working:

1. Fare carriera è più difficile. Sembra che chi lavora in smart working abbia meno opportunità di fare carriera. Questo vale soprattutto se la maggior parte dei dipendenti lavora nella sede fisica. In caso contrario, e cioè se la maggior parte lavora da casa, allora le chance saranno uguali per tutti. Pensate che nei Paesi nordici si favorisce principalmente il lavoratore da casa, perché hanno scoperto che produce di più rispetto ad un lavoratore dipendente che svolge la propria mansione presso gli uffici dell’azienda.
2. Manca il confronto con i colleghi. Molti si lamentano della scarsa interazione con il team di lavoro e rimpiangono quel momento in cui ci si riunisce con i colleghi, anche semplicemente per un caffè e chiacchierare sul lavoro svolto.
3. Lavorare tutti i giorni, anche i festivi. Nello smart working c’è una completa autonomia di orari e giorni. Potreste trovarvi a non fare niente di lunedì, ma essere super impegnati nel weekend per rispettare delle scadenze.

4. Troppe distrazioni. L’ambiente lavorativo è lo stesso di quello domestico. È difficile scindere le due cose e soprattutto ritagliarsi momenti di vera solitudine. Pensiamo a quanti hanno i figli a casa. Perdere la pazienza è davvero facile, ma una volta che vi sarete abituati sarà più semplice.
5. Essere sempre reperibili. Purtroppo il non avere orari significa che gli altri (anche se a torto) si sentiranno in diritto di chiamarvi in ogni momento della giornata, o peggio della serata. Il sabato e la domenica compresi.

Consigli per affrontare lo smart working: i trucchi per essere produttivi durante la quarantena

Passati in rassegna i pro e i contro dello smart working, di seguito vogliamo svelarvi come essere più produttivi sul lavoro e affrontare al meglio il lavoro da casa in tempo di quarantena. Questi consigli e trucchi saranno utili per chiunque lavori in smart working durante l’epidemia di Coronavirus.

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 1. Acquisire nuove abitudini adattandole alle vecchie

I cambiamenti repentini possono mettere a dura anche la persona più tranquilla. Trasformare la propria casa in un ufficio è difficile anche nei momenti migliori. Separare il lavoro dalla vita privata è infatti sempre complicato, a maggior ragione se entrambi avvengono nello stesso posto.

Pertanto è utile cercare di mantenere una routine molto simile a quella che avevamo, con orari e giorni stabiliti da dedicare al lavoro. Quando stabiliamo delle nuove routine, possiamo fare tutto più velocemente.

E allora cercate di svegliarvi allo stesso orario e di vestirvi come se andaste in ufficio. A questo punto sedetevi alla scrivania e iniziate la vostra giornata lavorativa. Ricordate anche di fare pause e di dedicare del tempo a voi stessi.

 2. Gestire il proprio tempo

L’eccessivo lavoro può essere un vero problema, quindi meglio definire chiaramente in quali ore lavorerete e in quali giorni. Individuate uno spazio in casa da adibire ad ufficio: vi sarà molto utile per avere i vostri spazi e tempi.

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In caso di distrazioni eccessive, è possibile fare avvalersi di alcuni esercizi di gestione del tempo, grazie ai quali potrete avere una pianificazione consapevole del controllo del tempo in attività specifiche. Assicuratevi di socializzare dopo il lavoro, anche se è solo una videochiamata, per tenere a bada la solitudine.

 3. Lasciare una nota sulla scrivania

Talvolta, anche vi siete dati degli orari, non è possibile evitare le interruzioni quando si lavora a casa. Ogni volta che dovete interrompere un’attività prima del suo completamento, lasciate una nota sulla scrivania descrivendo in dettaglio il punto in cui vi siete fermati. In questo modo è possibile tornare indietro, senza perdere tempo a ricordare dove eravate rimasti.

 4. Comunicare con le persone con cui si vive

La convivenza forzata è difficile, e se associata al lavoro in casa può trasformarsi in un incubo. Meglio allora “educare” tutta la famiglia dando loro delle regole di condotta durante il vostro orario lavorativo. Regole che matematicamente infrangeranno. E siccome repetita iuvant, il consiglio è: ogni volta che avete una videochiamata, chiedete alle persone con cui vivete di non disturbarvi.

 5. Usare app e software utili per lo smart working

Mantenere contatti regolari con il proprio team di lavoro è importante, anche per tenere alto l’umore e la progettualità. Grazie alla tecnologia è oggi possibile comunicare a distanza con il team di lavoro, collaborare in remoto e partecipare a riunioni virtuali grazie a tool come Skype o Hangouts.

Esistono numerose app, tool di digital collaboration e piattaforme di smart working che permettono di pianificare e partecipare a riunioni, creare discussioni, collaborare e condividere documenti e dati, gestire lavori di gruppo, inviare file pesanti, salvare in cloud il proprio lavoro, fare chiamate condivise e videochiamate. Ve ne segnaliamo alcune tra le più famose:

• Zoom
• Slack
• Trello

Inoltre, attraverso l’iniziativa “Solidarietà Digitale” del Ministro per l’Innovazione tecnologica e la Digitalizzazione, alcune aziende hanno messo gratuitamente a disposizione i loro servizi per le imprese e i professionisti nelle aree soggette a restrizioni per l’emergenza sanitaria del Coronavirus (SARS-CoV-2).

Le aziende che fanno già smart working

A conti fatti, i dipendenti delle aziende che aderivano a questa modalità prima dell’emergenza sanno già che significa lavorare in smart working e svolgere i propri compiti senza muoversi da casa. Ma nella realtà, non si tratta semplicemente di questo. Qualsiasi azienda che decide di sposare questa filosofia ha la necessità di reinterpretare il proprio modello organizzativo, soprattutto nella relazione tra individuo ed azienda.

Per far sì che lo smart working funzioni deve esistere una fiducia, alla base dell’autonomia delle modalità di lavoro, che non sono più vincolate agli orari di presenza aziendale, bensì al raggiungimento dei risultati. Non esistono più spazi fissi e vincoli legati ai concetti di postazione e ufficio singolo, ma si parla ora di personalizzazione, flessibilità e virtualità.

Questo è il caso di Quindo, la prima agenzia SEO completamente distribuita sul territorio italiano. Laura Venturini, founder dell’azienda, crede fortemente nel concetto e nei valori dello smart working, motivo per cui l’agenzia non dispone di una sede fisica. Tutti i dipendenti ed i collaboratori possono lavorare da casa, o da dove preferiscono, negli orari che più sono comodi per loro. L’importante è che le scadenze vengano rispettate, con conseguente crescente soddisfazione dei clienti.

Proprio per questo suo primato, Quindo ha curato di recente l’edizione italiana di un libro incentrato sul tema della leadership dei team remoti: ”Smart Leader”, di cui Laura Venturini ha redatto la prefazione.

 Perché la gente non vuole fare smart working?

Al di là della situazione emergenziale nella quale purtroppo ci troviamo, lo smart working nel mondo è ormai una realtà consolidata. Ma perché in Italia si è ancora così riluttanti? Quello che più spaventa oggi dello smart working è proprio la fiducia. Pensare che il dipendente da casa possa distrarsi e non avere il controllo minuto per minuto dell’operato, sono sicuramente fattori che possono influire sullo sposare questa filosofia di riorganizzazione aziendale, così lontana dal concetto di “azienda tradizionale”.

In realtà, è stato provato da vari studi (come l’indagine dell’Università Bocconi su smart working e produttività del 2018) che il collaboratore in smart working è più soddisfatto e offre performance maggiori rispetto al dipendente “costretto” otto ore al giorno in ufficio.

Per questo, al fine di abbracciare tale filosofia, tutti i titolari di aziende dovrebbero allontanarsi dal concetto di “capo tradizionale”, avvicinandosi più alla figura di leader che crede nei propri dipendenti e collaboratori per FARE business insieme. Non più un rapporto up-to-down, ma quasi un confronto one-to-one, ad oggi fondamentale per la crescita aziendale.