Gestire il tempo in maniera efficace 

Vi è mai capitato di avere quelle giornate in cui vi “sembra” di aver fatto un sacco di cose, ma a fine giornata non avete portato a termine nulla di veramente importante? Se vi è successo anche solo una volta, queste righe vi saranno sicuramente d’aiuto.

Viviamo in un tempo dove le nostre menti sono allenate a performare meno: siamo diventati dipendenti dal controllare in maniera quasi maniacale i nostri cellulari, facendoci distrarre sempre più facilmente da un “drin” o un “bip-bip” proveniente dalla scatolina illuminata che portiamo sempre con noi.

Come possiamo dunque, vincere le distrazioni che ci circondano e sviluppare una corretta capacità di gestione del tempo?

E soprattutto, cosa vuol dire time management e perché è così importante?

Cos’è il time management e a cosa serve?

Quando si parla di gestione del tempo e degli obiettivi, ci si riferisce al processo di pianificazione e di esercitazione consapevole del controllo del tempo in attività specifiche.

Quest’organizzazione è molto utile sia in ambito lavorativo che in ambito personale, dato che una corretta gestione del proprio tempo è in grado di aiutare a diminuire lo stress quando la mole di lavoro sembra essere troppa.

Ma vediamo adesso di comprendere l’importanza della gestione del tempo e come applicarla alla nostra vita quotidiana.

Combattere le distrazioni

La parte più complicata quando si parla di organizzare il tempo è quella relativa alla gestione dell’attenzione. Come si accennava precedentemente, siamo circondati in ogni momento della giornata da apparecchi interattivi, che attirano la nostra attenzione di continuo. La capacità di organizzare le attività vi consentirà di sfruttare questi apparecchi per migliorare le vostre prestazioni e non di essere sfruttati da essi, in modo tale da raggiungere i vostri obiettivi nel minor tempo possibile.

Eliminare le scuse

Tutti noi possediamo le stesse 24h ore al giorno, che però sfruttiamo in modo più o meno produttivo. L’antagonista nº1 di una gestione efficace del tempo è senza dubbio il procrastinare.

La maggior parte delle volte che procrastiniamo un’attività, lo facciamo con altre attività alternative, in modo tale da annullare il senso di colpa e poter (inconsciamente) inventare scuse. Spesso sostituiamo le nostre priorità con attività apparentemente utili, ad esempio: fare le pulizie, mangiare, fare la spesa ecc. Bisogna dunque individuarle e trovare degli escamotage per non essere vittime del nostro stesso inconscio e delle nostre stesse scuse.

La gestione del tempo nel lavoro

La sensazione di avere o non avere tempo a disposizione è determinante per accettare o meno una nuova programmazione del tempo.

Se vi impegnate ad analizzare le vostre giornate lavorative troverete sicuramente attività che possono essere suddivise in diverse categorie: urgenti, importanti, non urgenti (ma obbligatorie) ed infine le attività casuali.

Eliminare tutte quelle attività superflue che vengono svolte e che ci allontanano dalla produttività è il primo passo per organizzare il lavoro efficacemente.

Time management per freelance

Quando si parla di lavoro freelance o da libero professionista, dove si può dunque lavorare da casa, la quantità di lavoro svolta è strettamente collegata al guadagno finale: questo significa che imparare ad organizzare la giornata lavorativa è fondamentale e determinante per il nostro successo professionale.

Allo stesso tempo, le distrazioni possono essere infinite: è dunque imprescindibile pianificare con cura il proprio lavoro.

Tecniche ed esercizi pratici per la gestione del tempo

Ci sono diversi metodi e tecniche per la gestione del tempo, che risultano efficaci per contrastare distrazioni e procrastinazione. Se volete intraprendere questo percorso, iniziate da questi esercizi:

  • Impara a dire di no: molte volte diciamo di sì a molte persone e ci riempiamo l’agenda di impegni che abbiamo accettato solo per non far soffrire chi ce li ha proposti, ma che in realtà non apportano nulla alla nostra produttività personale. Dire di no, in molti casi, è un vero e proprio salva vita;
  • Dividere il tempo in blocchi: questo punto è leggermente più pratico, infatti si basa proprio sul sedersi e pianificare su un foglio (o un documento Word) le attività da svolgere, giornaliere, settimanali e mensili, attraverso una to do list (lista di cose da fare);
  • Tecnica del pomodoro: questa tecnica, di cui si parla molto sul web, si basa sulla suddivisione del tempo lavorativo in blocchi: per ogni 25 minuti di lavoro, 5 minuti di pausa. Ideata negli anni ’80 dall’italiano Francesco Cirillo, questa tecnica dovrebbe appunto aiutare a mantenere la concentrazione ed evitare distrazioni.

Matrice di Covey

Probabilmente il detto prima il dovere e poi il piacere” non vi risulterà nuovo, ma in molte occasioni lo diamo per scontato. La matrice di Eisenhower o altrimenti detta quadrante di Covey (autore di “7 habit of highly effective people“, dove approfondisce questo concetto), è un modello che serve ad ottimizzare la gestione e programmazione del tempo aiutando a dividere ciò che è importante da ciò che non lo è.

Il metodo Eisenhower nel time management è un vero e proprio must know per affinare la propria tecnica di gestione e organizzazione del tempo, ed è basato sulla definizione che diamo al concetto di importante e di urgente.

  • Importante è un concetto soggettivo: ciò che io ritengo importante potrebbe non esserlo per una terza persona e viceversa;
  • Urgente è invece oggettivo, e si applicherà a tutte quelle attività che richiedono un’attenzione mirata.
URGENTE NON URGENTE
IMPORTANTE COSE DA FARE SUBITO COSE DA FARE IN UN SECONDO MOMENTO
NON IMPORTANTE COSE DI ROUTINE DA DELEGARE COSE SUPERFLUE (HOBBY)

 

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Gestione del tempo e multitasking: Brian Tracy

Qualsiasi obiettivo può essere raggiunto se lo si divide in tante piccole parti”
Brian Tracy

Questa frase dell’autore e speaker motivazionale Brian Tracy ci riporta ancora una volta sullo stesso concetto. Uno dei punti chiave di una buona gestione del tempo è proprio la capacità di sezionare le nostre attività in tante piccole parti, in modo tale da abituarci e concentrare l’attenzione solo ed esclusivamente sull’attività che stiamo svolgendo.

Questi consigli possono sembrare banali, ma se pensiamo a tutte le volte che svolgiamo più attività allo stesso tempo, ci rendiamo conto che la nostra vita è basata sul concetto di multitasking. Nella nostra quotidianità il multitasking avviene, per esempio, quando facciamo colazione controllando le notizie, quando parliamo al telefono mentre camminiamo per strada o semplicemente quando parlando con una persona iniziamo a pensare qualcos’altro.

Nonostante molti di noi siano abituati a passare da un compito all’altro con estrema naturalezza, è sicuramente l’errore peggiore da fare se si vuole rimanere realmente concentrati. Cambiare stile di vita e abbandonare il multitasking non servirà solo a migliorare la nostra produttività, ma anche per poter vivere con più consapevolezza.

La legge di Pareto

Nel 1896, l’illustre economista Vilfredo Pareto usi rese conto che l’80% della ricchezza italiana era in mano al 20% della popolazione. Pareto però notò che queste percentuali si potevano applicare in molti ambiti diversi ed erano applicabili a diverse epoche storiche. Ebbene, si possono applicare anche alla gestione del tempo e alla produttività.

L’80% dei nostri risultati è ottenuto dal 20% di ciò che facciamo: in altre parole, i nostri obiettivi sono portati a termine solo grazie al 20% delle attività che svolgiamo.

Cosa possiamo applicare questa tecnica per migliorare la gestione del tempo al lavoro?

  1. Fare una lista di 10 attività che contribuiscono alla realizzazione dell’obiettivo;
  2. Numerare le attività precedentemente scritte da 1 a 10 in ordine di importanza: in questo modo scopriremo che nella lista saranno presenti attività più determinanti di altre (arrivati a questo punto, possiamo aiutarci con il quadrante di Covey per priorizzare);
  3. Svolgere con una totale attenzione le prime 2 delle 10 attività fino al loro completamento e procedere così una dopo l’altra, fino a completare la lista;
  4. In ogni momento di distrazione, porsi delle domande: sto utilizzando il mio tempo nel modo migliore? Quello che sto facendo ora è la cosa più importante di tutte?

Organizza efficacemente il tuo tempo

Essere più produttivi è possibile!

La legge di Parkinson

La legge di Parkinson” è un saggio, scritto dall’omonimo autore, che spiega come più tempo si avrà a disposizione per svolgere un determinato compito, più se ne sprecherà. Parkinson infatti sottolinea il fatto che, di fronte alla stessa attività assegnata a 2 persone, una con la scadenza di una settimana e l’altra con scadenza di un mese, si scoprirà che entrambe utilizzeranno tutto il tempo a disposizione per portare a termine il compito.

Per riassumere, citando l’autore: “Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo”.

Tool e risorse per il time management

Con la grande porta di Internet sempre aperta, abbiamo la possibilità di accedere a una miriade di strumenti per una gestione del tempo e delle priorità efficace, spesso gratuiti. Vediamo quali sono.

Ci sono ad esempio moltissime app per la gestione del tempo gratuite, come Moment o Focus Cat App, che ci aiutano a tenere sotto controllo il tempo passato su social e altre app ed evitare le distrazioni. Altre, come Toggl, aiutano invece a pianificare efficacemente la giornata lavorativa tenendo traccia del tempo impiegato per ciascuna task.

Ci sono poi anche diversi video motivazionali su Youtube che possono aiutarci ad essere più consapevoli di dove spendiamo la maggior parte delle nostre giornate e capire quali abitudini conservare e quali no. Un esempio è questo video di TedX, a cura della bookblogger Francesca Crescentini.

Se invece volete approfondire ulteriormente il tema e sviluppare ancora di più la vostra capacità di organizzazione, vi consigliamo un corso di gestione del tempo online o un libro specifico sul tema. A proposito di libri sull’organizzazione del tempo, ve ne consigliamo anche altri, oltre a quelli già menzionati:

Cattiva gestione del tempo: i 5 errori più comuni

Una cattiva gestione del tempo può portare alla procrastinazione e, nel peggiore dei casi, farci sentire sopraffatti dagli eventi e dalle cose da fare. Per contrastare gli stati di stress di questo tipo, vi spieghiamo quali sono i 5 errori da evitare per superare i maggiori problemi nella gestione del tempo:

  1. Procrastinare: molte volte ci facciamo prendere dall’emozione della novità di un nuovo progetto, o dall’entusiasmo di seguire passo passo un planning troppo fitto. Ma quando la novità diventa abitudine, la motivazione non è più sufficiente. In quei casi la parola chiave è consistenza. Ricorda: meglio 1 ora produttiva che 5 ore di multitasking;
  2. Farsi distrarre dal telefono: ritorniamo su questo argomento molto comune, un’altra soluzione per evitare di essere vittima del nostro smartphone è quella di lasciarlo fisicamente lontano da noi mentre svolgiamo l’attività e preferibilmente in modalità aereo;
  3. Inventare scuse: La maggior parte delle scuse che ci diamo e che diciamo agli altri quando non riusciamo a rispettare le nostre scadenze sono orientate verso altre attività. Individuare queste scuse e inserire le attività nelle giuste categorie è il passo più importante;
  4. Dire di sì a troppe persone: Selezionare con estrema cura ogni singolo appuntamento è un’altra tecnica base di pianificazione del tempo. Quante volte avete detto di sì a cene o uscite alle quali non volevate partecipare? Ogni volta che diciamo “sì a qualcosa alla quale vogliamo dire di “no” stiamo togliendo energie vitali alla nostra produttività.
  5. Frequentare persone sbagliate: Si dice che le 5 persone che sono più vicine a noi sono quelle che ci influenzano di più, dunque è importantissimo circondarsi di persone che abbiano le nostre stesse passioni e ancora meglio i nostri stessi obiettivi.

In conclusione

Siete al cento per cento responsabili delle vostre vite: una volta abbandonate le scuse e assimilata la tecnica di time management più adatta alle vostre necessità, nessun imprevisto potrà fermarvi dal raggiungere i vostri obiettivi.

Il cammino verso i vostri sogni sta solo aspettando di essere percorso: non sprecate il vostro tempo!